Задачи и функции отдела

Основными задачами и функциями отдела являются:

 
1) организация обеспечения функционирования в Администрации Златоустовского городского округа (далее именуется – Администрация округа), отраслевых органов Администрации округа, органов местного самоуправления Златоустовского городского округа (далее именуется – органов местного самоуправления округа) единой системы документооборота, в том числе электронного, в соответствии с действующим законодательством;
2) обеспечение единого порядка работы с документами в структурных подразделениях Администрации округа, отраслевых органов Администрации округа, органов местного самоуправления округа;
3) совершенствование форм и методов работы с документами, обеспечение оперативного прохождения документов, представление предложений по оптимизации документооборота, разработка нормативных актов и методических документов по вопросам делопроизводства.
4) организует делопроизводство в структурных подразделениях Администрации округа;
5) принимает, регистрирует, передает по назначению входящие и внутренние документы, отправляет исходящую корреспонденцию, ведет учетно-справочную работу по документообороту;
6) контролирует порядок прохождения документов и сроки их доставки;
7) оформляет, ведет учет и контроль поручений Главы Златоустовского городского округа (далее именуется – Глава округа) по служебной корреспонденции, обобщает сведения о ходе и результатах исполнения поручений по ней;
8) организует своевременное представление проектов постановлений и распоряжений Администрации округа на подпись Главе округа;
9) осуществляет ввод и сопровождение электронной полнотекстовой базы данных правовых актов и писем Администрации округа;
10) осуществляет организационно-документационное обеспечение заседаний Коллегии при Главе округа; контроль за доработкой постановлений, принятых на заседании Коллегии при Главе округа;
11) регистрирует, тиражирует и рассылает правовые акты Администрации округа, регистрирует, обеспечивает хранение их подлинников до передачи в архив;
12) осуществляет прием и передачу служебной информации по средствам факсимильной связи, электронной почты установленной в отделе;
13) готовит сводную номенклатуру дел Администрации округа, обеспечивает единый порядок формирования и учета дел, хранения и своевременную передачу их в архив;
14) направляет в прокуратуру города Златоуста проекты правовых актов Администрации округа, имеющих заключение Правового управления Администрации Златоустовского городского округа, о проведении антикоррупционной экспертизы;
15) выдает по официальным запросам граждан и организаций заверенные копии постановлений и распоряжений Администрации округа;
16) разрабатывает бланки документов Главы округа и Администрации округа;
17) заверяет печатями подписи Главы округа, заместителей Главы округа и сотрудников Администрации округа;
18) согласовывает эскизы (образцы) печатей, штампов и бланков структурных подразделений Администрации округа, органов местного самоуправления округа для их изготовления;
19) изучает передовой опыт в области делопроизводства, готовит инструкции, методические документы по вопросам делопроизводства;
21) планирует рассмотрение вопросов на заседаниях, совещаниях, осуществляет приглашение участников;
22) формирует годовой (перспективный) и ежеквартальный планы работы Администрации округа;
23) формирует отчеты о работе органов местного самоуправления округа и структурных подразделений Администрации округа за 1 полугодие и по итогам года;
24) ведет реестр комиссий, Советов, рабочих групп действующих в Администрации округа;
25) обеспечивает подписными изданиями руководителей и структурные подразделения Администрации округа;
26) обеспечивает почтовыми знаками структурные подразделения Администрации округа.